Prohlášení o ochraně osobních údajů společnosti

Osobní údaje shromažďujeme, když se registrujete prostřednictvím našich webových stránek, osobně, z externích zdrojů (např. pracovní portály) nebo prostřednictvím kanálů sociálních médií. Pokud se registrujete prostřednictvím platformy sociálních médií, budete odkázáni na nejnovější verzi tohoto prohlášení a registrací vyjadřujete souhlas s jeho podmínkami. V závislosti na fázi našeho vztahu zpracováváme různé typy údajů:

Před zprostředkováním práce (registrace nebo žádost)
Když se u nás zaregistrujete, podáte žádost přes webové stránky nebo máme první kontakt, shromažďujeme mimo jiné:

• jméno, adresa, kontaktní údaje, datum narození, pohlaví a státní příslušnost;
• životopis (CV), pracovní zkušenosti, vzdělání, motivaci a dostupnost;
• motivační dopisy, poznámky z pohovorů, úvodní video nebo jakékoli další informace, které poskytnete;
• údaje automaticky shromažďované prostřednictvím našich webových stránek nebo aplikace, například cookies;
• u osob samostatně výdělečně činných: výše uvedené údaje doplněné o hodinovou sazbu, obor činnosti, údaje o mobilitě, údaje z obchodní komory a další obchodní informace.

Tyto údaje používáme k posouzení, zda vám můžeme najít vhodné pracovní zařazení, a k udržování kontaktu s vámi.

Po zprostředkování práce
Jakmile začnete pracovat prostřednictvím nás nebo s vámi uzavřeme smlouvu, zpracováváme další údaje, včetně:

• číslo občanské služby (BSN), doklad totožnosti, pracovní povolení (pokud je relevantní);
• smlouvy, pracovní dohody, údaje o výkonu nebo hodnocení, mzda a bankovní údaje;
• údaje o nepřítomnosti a zdravotní údaje (pokud jsou relevantní), důchodové informace a údaje o pojištění;
• pro používání aplikace Covebo Square App: přihlašovací údaje a informace o poloze;
• pro mezinárodní zaměstnance: informace o pojištění, ubytování, dopravě a podpoře v Nizozemsku;
• u osob samostatně výdělečně činných: výše uvedené údaje doplněné o DIČ, platební údaje, informace o smlouvách a zakázkách.

Tyto údaje jsou nezbytné pro plnění vaší smlouvy, zpracování mezd, dohled a administrativní povinnosti, jako jsou daně a pojištění.

Údaje klientů, dodavatelů a obchodních partnerů
Od obchodních kontaktů zpracováváme zejména:

• jméno, funkci a obchodní kontaktní údaje;
• číslo v obchodní komoře, DIČ a bankovní údaje;
• údaje potřebné k uzavření nebo plnění smluv;
• informace z komunikace s našimi zaměstnanci nebo systémy.

Poskytnutí osobních údajů není povinné, ale může ovlivnit naše služby. Pokud jsou určité údaje vyžadovány zákonem, smlouvou nebo dohodou, budeme vás informovat, co to znamená a jaké mohou být důsledky, pokud údaje neposkytnete.

Shromažďujeme a zpracováváme údaje za účelem poskytování našich služeb. Děláme to na základě těchto právních základů:

• plnění smluv;
• zákonné povinnosti;
• váš souhlas;
• oprávněné zájmy (svoboda podnikání).

Pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat kontaktováním nás na adrese privacy@houseofcovebo.nl

Vaše údaje používáme k následujícím účelům:

Nábor, výběr a zprostředkování práce

• přiřazování k volným pracovním místům nebo zakázkám;
• posuzování vhodnosti a dostupnosti kandidátů nebo osob samostatně výdělečně činných;
• kariérní poradenství a vedení;
• správa žádostí a související korespondence;
• používání aplikace Covebo Square App (například navigace a správa účtu);
• kontaktování prostřednictvím pracovních portálů a sociálních sítí za účelem pracovních příležitostí.

Plnění smluv

• vyřizování pracovních, zprostředkovatelských nebo zakázkových smluv;
• správa mezd a platů, včetně daňových odvodů;
• správa firemních vozidel, cestovních nákladů a pokut;
• pojištění (například nemocenské, odpovědnostní a úrazové);
• vedení v oblasti pracovní neschopnosti a reintegrace;
• správa obchodních smluv s klienty, dodavateli a partnery.

Řízení vztahů

• udržování kontaktu s klienty, dodavateli a obchodními partnery;
• vyřizování kontaktních žádostí prostřednictvím webových stránek (např. kontaktní formuláře);
• průzkumy spokojenosti zákazníků a hodnocení našich služeb;
• zasílání pozvánek, dárků a upozornění na schůzky nebo akce;
• kontakt ohledně dostupnosti, plánování práce a pracovní komunikace;
• řízení vztahů s investory.

Marketing a komunikace

• přímé marketingové aktivity (například mailové kampaně, newslettery a nabídky);
• poskytování informací o našich službách, školeních nebo akcích;
• marketingové aktivity zaměřené na uchazeče o zaměstnání nebo klienty;
• analýza digitální e-mailové komunikace a využívání webových stránek za účelem optimalizace komunikace.

Řízení, organizace a IT

• údržba, zabezpečení a rozvoj webových stránek a IT systémů;
• správa interních systémů pro provozní procesy;
• certifikace kvality a optimalizace procesů;
• interní kontroly, manažerské reporty, bezpečnost podniku a audity.

Zákonné povinnosti a soulad s předpisy

• dodržování pracovněprávních, daňových a sociálních právních předpisů;
• zákonné povinnosti uchovávání údajů a jejich ověřování;
• dodržování dalších relevantních právních předpisů o ochraně soukromí a odvětvových regulací.

Strategické a právní řízení podniku

• právní a obchodní řízení organizace;
• řízení rizik a interní auditní postupy;
• fúze, akvizice nebo jiné strategické obchodní aktivity (včetně prověrek due diligence).

Vaše údaje sdílíme s externími stranami pouze tehdy, je-li to nezbytné pro naše služby nebo pokud jsme k tomu povinni ze zákona. To zahrnuje mimo jiné:

• (potenciální) klienty a obchodní partnery, u nichž můžete být umístěni nebo vykonávat práci; poskytovatele služeb, kteří nás podporují, například dodavatele IT, účetní, právníky nebo auditory; • penzijní fondy, služby pracovního lékařství, pojišťovny a banky pro účely vedení agendy pracovní neschopnosti, plateb a pracovních podmínek; • státní orgány, pokud jsme k tomu povinni ze zákona nebo na základě soudního příkazu; • partnery pro školení a rozvoj, například vzdělávací agentury nebo instituce; • subjekty, které zajišťují ubytování, dopravu a pojištění pro mezinárodní zaměstnance

House of HR
House of Covebo je součástí House of HR, sítě společností působících v oblasti personálních a HR služeb v rámci Evropského hospodářského prostoru (EHP). V rámci této skupiny někdy spolupracujeme v oblastech, jako jsou IT a správa systémů, účetnictví a administrativa, správa pohledávek, analýzy, reportování a statistiky nebo přímé marketingové aktivity. House of Covebo zůstává vaším prvním kontaktním místem pro otázky týkající se ochrany soukromí.

Vaše osobní údaje jsou v zásadě zpracovávány v rámci Evropského hospodářského prostoru (EHP). Pokud jsou však údaje přeneseny mimo EHP, děje se tak pouze tehdy, pokud daná země poskytuje odpovídající úroveň ochrany podle rozhodnutí Evropské komise nebo prostřednictvím vzorových smluv (standardních smluvních doložek).

Kromě toho přijímáme doplňková technická a organizační opatření, jako je šifrování a minimalizace zpracování údajů. V případě přenosu do Spojených států lze využít rámec EU–U.S. Data Privacy Framework nebo centra sdílených služeb (SSC). Tím zajišťujeme, že vaše údaje jsou vždy chráněny v souladu s evropskými pravidly ochrany soukromí.

Pokud chcete více informací o přenosu vašich osobních údajů mimo EHP, můžete nás kontaktovat na e-mailové adrese: privacy@houseofcovebo.nl.

V House of Covebo považujeme za důležité, aby vaše osobní údaje byly dobře chráněny. Proto přijímáme vhodná technická a organizační opatření, jako je šifrování, kontrola přístupu, zabezpečené IT systémy, pravidelné kontroly a školení našich zaměstnanců. Děláme vše pro to, abychom zabránili únikům údajů, ale nikdy je nelze zcela vyloučit. Pokud se něco neočekávaného stane, okamžitě jednáme, abychom omezili následky, a splníme naše zákonné povinnosti, včetně hlášení porušení zabezpečení osobních údajů.

House of Covebo zpracovává vaše osobní údaje pečlivě, v souladu s GDPR, a neuchovává je déle, než je nezbytné na základě vztahu a použitelného právního základu (například souhlasu nebo plnění smlouvy).

Uchazeči o zaměstnání
Pokud obdržíme vaše údaje bez souhlasu (například prostřednictvím pracovních portálů), uchováváme je maximálně 4 týdny po ukončení výběrového řízení. V této době vás požádáme o souhlas s uchováváním údajů až na 2 roky. Bez souhlasu budou vaše údaje po 4 týdnech automaticky anonymizovány. Toto platí také pro přímé registrace prostřednictvím našich webových stránek.

Zaměstnanci
Po nástupu do zaměstnání se právní základ mění na plnění pracovní smlouvy. Poté platí zákonné lhůty uchovávání:

• mzdová a finanční administrativa: 7 let po ukončení pracovního poměru;
• kopie průkazu totožnosti, pracovní smlouvy, daňového přiznání: 5 let po ukončení pracovního poměru;
• ostatní údaje v osobním spise (například diplomy a evidence nepřítomnosti): 2 roky po ukončení pracovního poměru.

Pokud již údaje nejsou potřebné, budou bezpečně vymazány nebo anonymizovány. Ve výjimečných případech (například soudní řízení nebo uplatnění práv na ochranu soukromí) mohou být údaje uchovávány kratší nebo delší dobu.

Pokud zpracováváme vaše osobní údaje, máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů, vznést námitku a podat stížnost u Nizozemského úřadu pro ochranu osobních údajů (Autoriteit Persoonsgegevens). Pro tento účel se můžete obrátit na svého kontaktního pracovníka nebo nám poslat e-mail na adresu privacy@houseofcovebo.nl. Odpovíme do jednoho měsíce, pokud nebude nutné lhůtu prodloužit. Někdy musíme žádost odmítnout; v takovém případě vám vysvětlíme důvod. Pro ověření totožnosti vás můžeme požádat o předložení dokladu totožnosti.

Máte-li dotazy, připomínky nebo stížnosti týkající se ochrany nebo použití vašich osobních údajů, můžete se rovněž obrátit na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO) na adrese dpo@houseofcovebo.nl.

House of Covebo nepřijímá rozhodnutí, která by pro vás měla významné důsledky, na základě výhradně automatizovaného zpracování bez lidského zásahu.

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů se řídí nizozemským právem.